Nefndir og ráð

Reglugerð nr. 10
Fastanefndir ÍSS og meðhöndlun vinnuskjala

Nefndir ÍSS skulu að lágmarki hafa 4 meðlimi: formann, varaformann og ritara auk tengiliðs við stjórnarmeðlim ÍSS.

Stjórn skal kjósa formann nefnda og, í samráði við hann, samstarfsmenn hans. Heimilt er að bjóða sig fram í nefnd ef áhugi er fyrir hendi og ef viðkomandi uppfyllir inntökuskilyrði.

Skipað er í nefndir til tveggja ára í senn sé þess kostur samkvæmt reglugerð viðkomandi stjórnar.

Fastanefndir ÍSS eru skv. 14.gr. laga Skautasambandsins:

• Mótanefnd
• Afreksnefnd
• Laganefnd
• Dómara- og tækninefnd
• Þjálfunar- og fræðslunefnd

Verkaskipting skal vera eftirfarandi:

Formaður:

• Sér um að boða fundi nefndarinnar og stjórna þeim.
• Er samstarfsaðili tengiliðs stjórnar ÍSS.
• Skal sitja fundi með stjórn ÍSS þegar tillögur ráðsins eru kynntar og ef þess er óskað.
• Úthlutar verkefnum, stýrir fundum og fylgir eftir að verkefni séu fullkláruð áður en þau eru send til stjórnar

Varaformaður: er staðgengill formanns í fjarveru hans.

Ritari: ritar fundi og sendir fundargerðir á nefndarmeðlimi og tengilið stjórnar innan við viku frá fundi.

Meðstjórnendur: Skulu vinna að stefnumótun mála og taka að sér verkefni sem þarfnast úrlausnar.

Tengiliður stjórnar: Hefur heimild til að sitja fundi nefndar sem áheyrnarfulltrúi en hefur ekki atkvæðarétt.

Ef einn eða fleiri nefndarmenn eru ekki íslenskumælandi skulu samskipti fara fram á ensku.

Nefndir skulu hittast að lágmarki 3 sinnum á ári og sinna þeim málefnum sem fellur undir verksvið þeirra á tilsettum skilafresti. Fundargerðir skulu ritaðar og sendast á nefndarmeðlimi innan við viku frá fundi. Tillögur nefnda skulu vera skriflegar og rökstuddar og sendast til stjórnar til yfirferðar og samþykktar. Hafi stjórn athugasemd við einhver atriði skal tillagan send aftur til frekari útskýringar og/eða rökstuðnings áður en hún er endanlega afgreidd.

Lýðræði gildir innan starfa nefndanna sem þýðir að meirihluti atkvæða kveður á um úrskurð, að öðrum kosti er hægt að gera grein fyrir séráliti til að koma öllum skoðunum á framfæri en ætíð skal skila meirihlutaáliti til stjórnar.

Öll skjöl sem byggð eru á tillögum nefndar skulu send nefndarmeðlimum til samþykktar áður en þau eru sendar fyrir stjórn og síðar birt opinberlega. Breytingatillögur er skarast milli nefnda skulu unnar í samráði milli nefnda áður en hún er tekin fyrir hjá stjórn.

Nefndarmeðlimir skulu starfa eftir siðareglum ÍSS, ÍSÍ og ISU, sem og öðrum almennum reglum og reglugerðum ÍSS.

Meðhöndlun vinnuskjala

Í samræmi við lög Persónuverndar skulu skjöl og önnur gögn sem eiga við um störf nefnda sem/og stjórnar ÍSS ætíð meðhöndlast sem trúnaðargögn og sem eign Skautasambandsins.

Nefndir hafa tölvupósta og geymslusvæði á sameiginlegu drifi þar sem samskiptum og gögnum skal haldið til haga. Óheimilt er með öllu að eyða gögnum eða samskiptum er varða starfsemina og almenna nefndarvinnu.

Gögn sem unnin eru á vegum nefnda eru eign Skautasambandsins og skulu nefndarmeðlimir sjá til að þau séu á gagnasvæðum Skautasambandsins við lok nefndarsetu.